Portfolio/Familia 04
Familia 04 · Workflow automation

Automatiza la operativa. No la persona.

Sincronización entre sistemas heterogéneos, ticketing público, comunicación ciudadana multi-canal, generación automática de informes y memorias técnicas para licitaciones. Cinco capacidades para quitar fricción operativa sin tocar tu plantilla.

Tiempo de informe
Díashoras
para informes recurrentes que antes ocupaban a un analista 2-3 días al mes. Ahora se generan en horas o automáticamente.
El problema · 01

El trabajo invisible que nunca aparece en el roadmap.

Toda organización tiene un 20-40% de tiempo invertido en operativa que no aparece en ningún proyecto: sincronizar datos entre sistemas, gestionar tickets internos, redactar comunicaciones recurrentes, generar informes mensuales, preparar memorias técnicas para cada licitación.

No es trabajo "estratégico" pero si no se hace, todo se rompe. La automatización moderna no son scripts cron de hace 10 años: son agentes IA orquestados que entienden el contexto, manejan errores y se adaptan a variabilidad.

Principios · 02

Cinco reglas para que la automatización dure.

Automatizaciones que duran años se construyen distinto a las que viven 3 meses. Estas son las reglas.

01 · Idempotencia

Reintentar es seguro

Cada paso de workflow es idempotente. Si algo falla a medias, reintentar no genera duplicados ni estado inconsistente.

02 · Observability

OpenTelemetry de serie

Cada workflow emite traza OTEL con duración, errores, retries. Visualizable en Grafana. Alerta de drift antes de incidente.

03 · Rollback claro

Vuelta atrás definida

Cada acción tiene un undo correspondiente o queda pendiente de aprobación humana. No hay "no se puede deshacer".

04 · Documentado

Diagrama y runbook

Cada workflow se entrega con diagrama de estados, runbook de operación y SOP de troubleshooting. Para que tu equipo opere sin nosotros.

05 · Open source first

Sin lock-in

Preferimos n8n, Temporal o stack custom sobre TypeScript antes que herramientas low-code propietarias. Tu workflow es tuyo.

06 · IA donde aporta

No por moda

Hay pasos que se resuelven con un IF clásico. Otros requieren LLM. Mezclamos lo correcto en cada caso, no IA por todo.

Las 5 capacidades · 03

Cinco workflows que recuperan tiempo cada mes.

Comparten arquitectura de orquestación, divergen en dominio. El payback medio está entre 4 y 9 meses.

01 · B2B / Público

CDC y sync entre sistemas heterogéneos

Captura de cambios log-based entre Oracle, SQL Server, PostgreSQL y Mongo con entrega exactly-once. Sin impacto en producción.

B2BDatosCDCHíbrido

Problema

Sistemas de información distribuidos entre on-premise y cloud. Necesidad de replicar cambios entre BBDD operativas y sistemas analíticos sin downtime ni impacto en producción.

Solución

Plataforma CDC (Change Data Capture) basada en log-based capture. Replica cambios entre Oracle 19c, SQL Server, PostgreSQL, MongoDB en tiempo real con garantía exactly-once. Integración con buses de mensajería (Kafka, Azure Service Bus). Almacenamiento de archive en object storage S3-compatible.

  • Sin lectura de tablas de producción: lee el log de transacciones
  • Resilencia ante caídas de red sin perder eventos
  • Replay de cambios desde un punto temporal
  • Migración progresiva a cloud sin downtime

Business case

Datos siempre actualizados en sistemas analíticos paralelos. Migración progresiva on-prem → cloud. Habilitación de casos IA que requieren stream processing (anomaly detection en tiempo real, alertas predictivas).

Stack

CDC log-based OSSKafka ConnectKubernetesPrometheus monitor

Ejemplo concreto

Para una organización con Oracle on-premise como sistema central y SaaS cloud heterogéneos: 24 tablas replicadas con latencia inferior a 5 segundos, 0 incidentes de duplicidad en 6 meses de operación. Habilita BI casi en tiempo real sin tocar el core.

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02 · Sector público

ITSM y ticketing open source

Plataforma de incidencias con SSO LDAP/SAML, 2FA, automatización condición-acción y portal web de autoservicio.

Sector públicoOpen sourceITSMSSO

Problema

Organismos públicos con servicios internos (TIC, RRHH, infraestructuras) gestionan peticiones por email, Excel y llamadas. Sin trazabilidad, sin SLA, sin métricas. Auditorías internas y externas las pasan a duras penas.

Solución

Plataforma ITSM open source (Zammad o equivalente) desplegada y configurada para el organismo. Integración con LDAP/SAML/Azure Entra ID. 2FA. Automatización no-code de reglas condición-acción. Base de conocimiento con búsqueda full-text. Portal web de autoservicio.

  • SLA medibles y reportables a inspección
  • Audit log completo de cada ticket
  • Integración con monitoring (Prometheus, Zabbix) para tickets auto-generados
  • API REST para integraciones con otros sistemas internos

Business case

Reducción del tiempo medio de resolución. Transparencia ante usuarios internos. Audit log para inspecciones. Métricas operativas para gestión por SLA. Coste de licenciamiento cero (open source).

Stack

Zammad self-hostedPostgreSQLElasticsearchWebSocketsAPI REST

Ejemplo concreto

Para un organismo público de 600 empleados: 2.400 tickets/mes gestionados, SLA medio de 4h cumplido al 92%, satisfacción interna medida y publicada. Pasaron auditoría ENS al primer intento.

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03 · Sector público

Comunicación ciudadana multi-canal

WhatsApp + SMS con segmentación geográfica, generación de campañas asistida por IA y tracking auditable.

Sector públicoWhatsAppSMSGeo

Problema

Municipios y entes públicos comunican por web, prensa local y redes. El alcance es bajo y desigual. Las emergencias (cortes, alertas) no llegan a tiempo. Los eventos se publican pero pocos los ven.

Solución

Sistema bidireccional WhatsApp + SMS para comunicación ciudadana. Segmentación dinámica por geolocalización (barrio, distrito), perfil demográfico declarado y suscripciones temáticas. Generación de copy asistida por IA con voz y tono institucional. Tracking de entrega, lectura y respuesta. Registro auditable de cada comunicación.

  • Opt-in explícito por canal y tema
  • Plantillas WhatsApp Business pre-aprobadas para emergencias
  • SMS fallback para población sin smartphone
  • Panel para gestores de comunicación municipal sin tech skills

Business case

Mejora del alcance de comunicaciones públicas. Capacidad de respuesta inmediata en emergencias. Registro auditable. Reducción de coste vs cuñas de radio o anuncios prensa local.

Stack

WhatsApp Business APITwilio SMSBase geoLLM copy

Ejemplo concreto

Para un ayuntamiento de 45.000 habitantes: 18.000 ciudadanos opt-in en 6 meses. Alerta de emergencia (corte de agua) alcanza el 65% de hogares afectados en menos de 30 min. La radio local tarda 2-3 horas en cubrirlo.

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04 · Público / B2B

Generación automática de informes

Pipeline que extrae datos operativos y genera DOCX/PDF con narrativa interpretativa y comparativas históricas.

B2BSector públicoReportingDOCX/PDF

Problema

Consultoras, observatorios y organismos públicos entregan informes periódicos a stakeholders. Cada informe es 1-3 días de un analista cruzando datos, redactando narrativa, maquetando. Trabajo repetitivo y caro.

Solución

Pipeline que extrae datos operativos de fuentes heterogéneas (BBDD, APIs, hojas de cálculo, sensores, redes sociales) y genera informes periódicos en DOCX/PDF con gráficos, narrativa interpretativa redactada por LLM y comparativas históricas. Templates parametrizables por cliente o por destinatario.

  • Plantillas Jinja2 versionadas por cliente
  • Narrativa interpretativa con LLM sobre datos pre-procesados
  • Comparativas históricas automáticas (vs mismo periodo año anterior)
  • Validación humana opcional antes de envío

Business case

Reducción del tiempo de elaboración de informes de días a horas (o minutos para informes recurrentes). Consistencia entre informes. Capacidad de generar reporting personalizado por destinatario sin coste lineal.

Stack

python-docxmatplotlib / PlotlyLLM narrativaJinja2 templates

Ejemplo concreto

Para una consultora con 35 clientes que reciben informe trimestral: tiempo total de generación pasa de 12 días de trabajo a 1 día de revisión. Lo que era el cuello de botella del trimestre desaparece.

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05 · B2B / Público

Memorias técnicas asistidas por IA

RAG sobre histórico de propuestas ganadas + análisis del pliego. Reduce time-to-bid de 40-80 horas a 5-10.

B2BLicitacionesRAGSector público

Problema

Equipos de licitaciones dedican 40-80 horas a redactar memorias técnicas por concurso. Reutilizan contenido entre licitaciones similares pero el corta-pega es manual y propenso a errores. Time-to-bid largo significa menos ofertas presentadas.

Solución

Sistema interno de generación de memorias técnicas alimentado por RAG sobre histórico de propuestas ganadas + análisis del pliego concreto. Identifica criterios de valoración, propone índice, redacta capítulos base con datos técnicos verificados de la empresa. Validación humana obligatoria antes de submission.

  • Análisis automático del pliego: identifica criterios valorados
  • Reutilización de fragmentos premiados con atribución
  • Verificación de datos técnicos (referencias, ratios, equipos) contra base canónica
  • Workflow humano-en-bucle obligatorio

Business case

Capacidad de presentar 3-5× más ofertas con el mismo equipo. Mejor calidad por reutilización de fragmentos premiados. Time-to-bid reducido. Ratio de adjudicación mejorado por foco en fit con criterios.

Stack

RAG sobre históricoGeminiPlantillas legales validadasWorkflow humano

Ejemplo concreto

Para una empresa que presenta 60 licitaciones públicas al año: time-to-bid medio pasa de 50 a 10 horas. Volumen de ofertas presentadas sube de 60 a 180 sin contratar plantilla. Ratio de adjudicación se mantiene o mejora.

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FAQ · 04

Lo crítico antes de empezar.

Cuatro dudas que aparecen siempre en diagnóstico.

¿Qué pasa cuando un sistema cambia su API o estructura?

Diseñamos contratos explícitos en cada integración. Cuando un sistema cambia, el workflow falla rápido en un punto identificable, no en cascada silenciosa. Alertas automáticas avisan al equipo de operación. La modificación posterior es lineal: tocar el adapter, no reescribir el workflow.

¿Trabajáis con n8n, Temporal o algo propio?

Depende del caso. n8n para workflows visuales que tu equipo va a editar después. Temporal para workflows complejos con compensación distribuida. Stack custom (TypeScript + colas) cuando el volumen lo justifica y queremos control total. Decidimos en el diagnóstico inicial.

¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?

Depende del scope. Un workflow simple (sync entre 2 sistemas, generación de informe estructurado) ronda 4.000-8.000€ piloto. Un workflow complejo con LLM en bucle (memoria técnica, comunicación ciudadana segmentada) entre 12.000-25.000€. Operación mensual entre 200-1.500€ según volumen.

¿Si decido llevarlo in-house, qué me llevo?

El código fuente íntegro, los runbooks operativos, el diagrama de arquitectura y 2 sesiones de transferencia al equipo. Sin lock-in. La automatización es tuya el día 1.

Empezar · 05

Identifica el proceso más doloroso. Lo pilotamos.

Solicite una reunión de 30 minutos. Asistimos en priorizar qué proceso automatizar primero según impacto y complejidad. Si los resultados no se materializan, el proyecto se detiene.

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Diego Torres

Founder · AI Twin · Familia 04

Asistente IA del portfolio, especializado en workflow automation. Consulte qué proceso priorizarías, cuánto cuesta automatizar X o qué stack encaja con tu compliance.